Slik virker vikarfunksjonen i Docendo

Vikarhåndteringen i Docendo finner du ved å trykke på 'Vikardekning' øverst i menyen. 

Legg inn fravær

All vikardekning skjer med utgangspunkt i at det allerede er blitt lagt inn fravær for noen i personalet. Derfor starter vi vikarhåndteringsprosessen med at du markerer at en lærer eller assistent (e.l.) er fraværende, hvor personens timer og fag deretter vil bli være synlige og tilgjengelige til vikarhåndtering. 

Her kan du velge en allerede eksisterende fraværsårsak eller opprette en ny. Bruk gjerne skolens egne koder, forkortelser o.l., ettersom fraværsårsaken vil være synlig i lærerens timeplan og på infoskjermvisninger av "Dagens fraværende".
Som standard er dagens dato valgt, akkurat som tidsrommet som standard er satt til 08:00-16:00, noe som også kan redigeres. Det vil si at man også kan legge inn lengre fravær som strekker seg over en periode. Her kan man også velge å krysse av for "Løpende lengre fravær", hvis man ikke har en sluttdato for fraværet. Velger man "løpende lengre fravær", vil personen hver dag fremover opprettes som fraværende, frem til man velger å avslutte fraværsperioden. 

Når fraværet er opprettet, vises det øverst i timeplanoverblikket, som vi ser her: 

Timene som påvirkes den valgte dato, vises i det brune fraværsfeltet, som markerer tidsrommet til fraværet, her 08:00-16:00. 

At vikarhåndteringen tar utgangspunkt i fravær betyr også at lærere selv kan legge inn fravær i sin egen kalender ved hjelp av allerede opprettede fraværsårsaker, hvor så de berørte timer blir satt til vikarhåndtering i vikarhåndteringsfunksjonen. Det gir en bedre mulighet for de enkelte ansatte på skolen å registrere sitt eget fravær, som da automatisk vil bli vist for de vikaransvarlige. 

Finne vikar til hver enkelt time

Når det er lagt inn fravær for en eller flere personer vil du for hver dag få presentert et overblikk over hvilke personer som er fraværende, og hvilke timer som mangler vikar. Oversikten over fraværende på valgt dato sorteres alfabetisk. Dagens fraværende står øverst, og alle potensielle vikarer nederst, adskilt av den sorte horisontale linjen. Når du trykker på en time, vises en markering ned gjennom alle timeplanene for å markere tidsrommet, slik at du hurtigere kan se hvem som er ledig blant personale og eksterne vikarer. I denne visningen får man et overblikk over hele skolens personale og aktiviteter den valgte dag. 

For å legge til en vikar til en undervisningstimer, trykker du på timen under fraværet, og et redigeringsvindu for timen åpnes på høyre side.  finne vikaren

Du kan her under "Velg vikar" finne en aktuell vikar. Du får nå vist en liste over mulige vikarer kombinert med en rekke nyttige informasjoner. Ut over å kunne se hvem som er opptatt i tidsrommet (markert med rødt), kan du også se årsakene til at de er opptatt. I tillegg viser den blå fargen at en person har markert arbeidstid i kalenderen sin og ikke er opptatt med annen undervisning, mens den grønne markeringen indikerer at en person allerede er lagt inn i den samme timen som den fraværende. 

Man kan også legge til vikar etter å ha trykket på undervisningstimen, og så klikke i det samme tidsrommet til en annen ansatt i timeplanoverblikket: 

Her har jeg valgt Jan-Tore som vikar i Naturfag for Thomas S., og timen er nå markert grønn i Thomas' fravær, og timen ligger nå i Jan-Tores timeplan. 

Når en fraværspåvikret time får en vikar, vil timen markeres som grønn. Du kan derfor med en fordel markere timen som grønn hvis det allerede er flere tilknyttet timen, og man ikke trenger vikar.  Legg merke til at du manuelt kan velge status for hver enkelt time, hvis en time f.eks skal fremstå som OK, uten av det er lagt inn vikar. Klikk på timen, og endre status.. Dette kan være nyttig hvis du under 'også tilknyttet timen' kan se at det er en annen person som allerede er tilknyttet timen på forhånd, noe som kan gjøre vikardekning av timen unødvendig.

 

Når man som ansatt har fått en ny vikartime i timeplanen, vil denne være synlig som alle andre undervisningstimer i ens timeplan. Man vil også motta et varsel i Docendo, som sees her:

 

I Jan-Tores kalender finner vi naturfagstimen i timeplanen, med et lite vikar-symbol i høyre hjørne. Her kan man også trykke på timen for å se hvem den fraværende er, og evt notater og beskjeder angående timen. 
 

Filtrering av lærere, assistenter, teams mm. i timeplanoverblikket

Funksjonen 'grupper' kan brukes i vikarhåndteringen, slik at du kan filtrere visningen av dagens fraværende og vikarer til det mest relevante overblikket. 

Bruk knappen 'Velg filter' for å filtrere til visning av f.eks. alle lærere, alle assistenter, eller f.eks. visning av fraværende i et bestemt team og hvilke andre teammedlemmer som muligens er ledige til å ta timen. 

Tips fra Docendo: Det er på samme måte også opplagt å lage en egen gruppe til eksterne vikarer, slik at du hurtig kan filtrere visningen til å kun se disse når du skal finne en vikar. Samtidig kan selvstyrende team (hvis de evt. selv vikardekker timene) benytte seg av filtreringen til å kun se relevant fravær og potensielle vikarer i teamet.  

Automatiske forslag fra Docendos algoritme

I timeplanoverblikket finner man en algoritmebasert funksjon til hjelp i vikardekningen. Med denne funksjonen vil Docendo foreslå de mest opplagte vikarene til de enkelte timene. Funksjonen er som standard avslått, så hvis du ønsker å benytte deg av denne må du aktivere funksjonen ved å trykke på knappen som vist under. Når du har aktivert denne og deretter trykker på en time du ønsker å vikardekke, skjer det en automatisk sortering i listen over potensielle vikarer. Du kan se på bildet under hvordan algoritmen baserer sine forslag. Du kan selv endre rekkefølgen på sorteringen. 

Øverst vil du se de personene som Docendo oppfatter som de mest opplagte vikarene, og nederst vises de minst opplagte. Du vil med andre ord høyst sannsynlig kunne spare til med å benytte deg av algoritmen, men selvfølgelig er det avhengig av hvordan din skole jobber med vikardekning. Sorteringen kan også kombineres med filtrering av vikarer/fraværende.